居家辦公 / 如何安排有效率的每日行程?心智圖 9 招讓你變「時間管理達人!」

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居家辦公 / 如何安排有效率的每日行程?心智圖 9 招讓你變「時間管理達人!」

極速解決工作難題的心智圖大全

心智圖,就是融合理性與感性、思考與心理之間的雙面鏡,不只能從一個角度來看待事物,讓解決問題時可以更全面。

作者:胡雅茹

出版社:采實文化

責任編輯:江宏倫

推薦原因:心智圖最早是由英國心理學家東尼.博贊(Tony Buzan)於 1970 年代首創,是一種輔助思考、訓練邏輯、強化記憶的高效工具。在中文裡「心」屬於感性、「智」屬於理性,心智圖,就是融合理性與感性、思考與心理之間的雙面鏡,不只能從一個角度來看待事物,讓解決問題時可以更全面,本書也介紹各種心智圖的應用!

如何安排出有效率的本日行程?從結果先看,再往回推。

有很多人非常忙碌,瑣碎事務繁多,只要一想到還有很多事情等著去做,就像面對一排十幾種冰淇淋一樣,整個陷入「選擇困難」中,頭腦整個當機,處於資訊過多而不知所措,不曉得該從哪裡下手與思考才好。但你應該專注在有關於自己的資訊上才是。

所以「畫心智圖時要想,什麼內容是值得未來的你再看一次的,才寫在心智圖上。」這一類的事情,肯定是跟你自己有關的資訊。從今天結束後,我想要達成什麼結果或目標開始;再來思考為了達成這項結果或目標,我今天該安排做什麼事情;最後決定我要「親自做」哪些事情。就像是寫作文的「倒敘法」,從結果先看,再往回推。

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心智圖 9 步驟讓你變成「時間管理達人」

  • 第一步:決定做三件大事

決定今天結束時,我想要達成的主要結果或重要目標。一天內要完成的「重要目標」,也就是「對自己來說非完成不可的事情」,千萬不要超過三大項。當無法決定要選出哪三大項時,我們可以這樣想:「我們花很多時間來告訴自己不能捨棄的選項,就是我內心想要的主要目標。」

  • 第二步:「將大事化小」與「建立里程碑」

為了達成主要結果或重要目標,我今天該安排做什麼事情。
設定目標時,就像在玉山腳下看攻頂,你可能會覺得「我想要,但太難了」。這時我們就要為自己「建立里程碑」。將你認為困難的事情,分解成許多小步驟,這是大事化小。

  • 第三步:「將小事化無」

從第二步所寫出的事情中,分辨出要我「親自做」的有哪些事情。哪些事情可以交由別人處理也沒關係。

兩件事情都是要花費一小時才能完成,A 事情是耗腦力 + 少許體力的,B 事情是耗體力 + 少許腦力的,都會讓你的身心在完成後累積疲勞感。先認清楚自己的必須「親自做」的事情後,然後把其他的事情外包出去。

  • 第四步:保留彈性

保留彈性時間,給臨時意外一些應變空間。人生唯一不變的就是「變」。人生總有「意外」。計畫永遠趕不上「變化」。不要死守既定目標,不要犧牲自己的身心健康,將待辦清單上的事情全部完成,要有「變卦」的彈性空間。

  • 第五步:照表操課,專心執行

我會直接在心智圖上寫上完成的情況:若是完成的項目,直接在該作業項目上打個勾;若是後來取消的作業項目,直接用一條線劃掉;若是需要修改或變動的項目,我會直接用一條線劃掉,然後在空白的地方,重新寫上新的作業名稱。

  • 第六步:善用行事曆

可將行事曆當成工作日誌來增增減減做紀錄。行事曆是用來輔助人類的,讓行事曆來配合你的實際工作狀況,隨時調整,隨時修改。所以不用在乎紀錄的整齊乾淨程度。

  • 第七步:回顧今天,展望明天

每天下班前 30 分鐘,以回顧今天並展望明天的目標,立刻完成明天的日行事曆規劃。

  • 第八步:寫下今天的心得與靈感

日本有一種三年的筆記本,在 1 月 1 日這一頁上,切成三欄,分別寫上 2019 年、2020 年、2021 年,要我們將今天的自己,與去年的甚至是前年的自己,做一個回顧與比較,與過去的想法重逢也能激盪出不一樣的靈感喔。

  • 第九步:回顧本週,展望下週

每週五下班前 30 分鐘,回顧本週並展望下週的目標,立刻動手完成下週的週行事曆規劃。

居家辦公 / 如何安排有效率的每日行程?心智圖 9 招讓你變「時間管理達人!」
圖片來源:經《極速解決工作難題的心智圖大全》,采實文化出版授權使用,未經許可不得任意轉載。

 

※ 內容授權自《極速解決工作難題的心智圖大全》,作者為胡雅茹,采實文化出版。

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