居家辦公 / 如何安排有效率的每日行程？心智圖 9 招讓你變「時間管理達人！」

有很多人非常忙碌，瑣碎事務繁多，只要一想到還有很多事情等著去做，就像面對一排十幾種冰淇淋一樣，整個陷入「選擇困難」中，頭腦整個當機，處於資訊過多而不知所措，不曉得該從哪裡下手與思考才好。但你應該專注在有關於自己的資訊上才是。

所以「畫心智圖時要想，什麼內容是值得未來的你再看一次的，才寫在心智圖上。」這一類的事情，肯定是跟你自己有關的資訊。從今天結束後，我想要達成什麼結果或目標開始；再來思考為了達成這項結果或目標，我今天該安排做什麼事情；最後決定我要「親自做」哪些事情。就像是寫作文的「倒敘法」，從結果先看，再往回推。

心智圖 9 步驟讓你變成「時間管理達人」

• 第一步：決定做三件大事

決定今天結束時，我想要達成的主要結果或重要目標。一天內要完成的「重要目標」，也就是「對自己來說非完成不可的事情」，千萬不要超過三大項。當無法決定要選出哪三大項時，我們可以這樣想：「我們花很多時間來告訴自己不能捨棄的選項，就是我內心想要的主要目標。」

• 第二步：「將大事化小」與「建立里程碑」

為了達成主要結果或重要目標，我今天該安排做什麼事情。
設定目標時，就像在玉山腳下看攻頂，你可能會覺得「我想要，但太難了」。這時我們就要為自己「建立里程碑」。將你認為困難的事情，分解成許多小步驟，這是大事化小。

• 第三步：「將小事化無」

從第二步所寫出的事情中，分辨出要我「親自做」的有哪些事情。哪些事情可以交由別人處理也沒關係。

兩件事情都是要花費一小時才能完成，A 事情是耗腦力 + 少許體力的，B 事情是耗體力 + 少許腦力的，都會讓你的身心在完成後累積疲勞感。先認清楚自己的必須「親自做」的事情後，然後把其他的事情外包出去。

• 第四步：保留彈性

保留彈性時間，給臨時意外一些應變空間。人生唯一不變的就是「變」。人生總有「意外」。計畫永遠趕不上「變化」。不要死守既定目標，不要犧牲自己的身心健康，將待辦清單上的事情全部完成，要有「變卦」的彈性空間。

• 第五步：照表操課，專心執行

我會直接在心智圖上寫上完成的情況：若是完成的項目，直接在該作業項目上打個勾；若是後來取消的作業項目，直接用一條線劃掉；若是需要修改或變動的項目，我會直接用一條線劃掉，然後在空白的地方，重新寫上新的作業名稱。

• 第六步：善用行事曆

可將行事曆當成工作日誌來增增減減做紀錄。行事曆是用來輔助人類的，讓行事曆來配合你的實際工作狀況，隨時調整，隨時修改。所以不用在乎紀錄的整齊乾淨程度。

• 第七步：回顧今天，展望明天

每天下班前 30 分鐘，以回顧今天並展望明天的目標，立刻完成明天的日行事曆規劃。

• 第八步：寫下今天的心得與靈感

日本有一種三年的筆記本，在 1 月 1 日這一頁上，切成三欄，分別寫上 2019 年、2020 年、2021 年，要我們將今天的自己，與去年的甚至是前年的自己，做一個回顧與比較，與過去的想法重逢也能激盪出不一樣的靈感喔。

• 第九步：回顧本週，展望下週

每週五下班前 30 分鐘，回顧本週並展望下週的目標，立刻動手完成下週的週行事曆規劃。

 

※ 內容授權自《極速解決工作難題的心智圖大全》，作者為胡雅茹，采實文化出版。

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